Функции и преимущества электронного документооборота
Все больше документации создается и ведется в электронном виде. Чтобы компания стабильно развивалась в долгосрочной перспективе, стоит внедрять эффективные программы документооборота https://www.target-tech.ru/. Системы внутреннего документооборота (СЭД) улучшают все бизнес-процессы. При внедрении СЭД значительно увеличивается прибыль компании, улучшается коммуникация с контрагентами, а коммерческая информация становится более защищенной.
Назначение СЭД
К основным функциям относится:
- обработка, создание, регистрация, хранение и передача электронной документации;
- мониторинг изменений и контроль над исполнением задач;
- создание различных справочников;
- движение документации, передача прав доступа, корректировка и рецензирование;
- автоматизация делопроизводства;
- сопровождение совещаний и заседаний.
Благодаря СЭД упрощается работа руководителей и сотрудников. С помощью электронного документооборота сокращаются операционные расходы организации.
Перед установкой СЭД рекомендуется зафиксировать уровень производительности персонала каждого звена.
Преимущества электронной системы
СЭД позволяет:
- освободить пространство на рабочих местах сотрудников;
- снизить затраты на архивы;
- экономить время сотрудников на обработку документации, копирование информации и занесение ее в бумажные журналы;
- снизить расходы на канцелярию и технику;
- уменьшить временные затраты на передачу бумаг внутри отделов и между ними;
- полностью автоматизировать операционные процессы, максимально их ускорив;
- увеличить КПД каждого сотрудника благодаря снижению объемов рутинной работы.
Для облегчения перехода на СЭД руководителю компании нужно организовать обучение для сотрудников.